Số hóa tài liệu lưu trữ

11:40' SA - Thứ sáu, 04/09/2015

Dịch vụ số hóa tài liệu của DECIS là dịch vụ số hóa chuyên nghiệp hiện nay. Chúng tôi số hóa tất cả các loại tài liệu, chất liệu, kích thước và cung cấp giải pháp toàn diện giúp nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng tài liệu cho khách hàng.

A. Các loại tài liệu số hóa:

  • Tài liệu, văn bản, hồ sơ, giấy tờ thông thường với độ nhỏ không giới hạn đến tối đa khổ giấy A0;
  • Sách báo, tạp chí, các ấn phẩm đặc biệt không thể tách rời từng trang với độ rộng của giấy lên tới khổ A0;
  • Các chất liệu đặc biệt như: tranh ảnh, film cuộn, gỗ vải, thẻ nhựa, thẻ giấy, chứng minh thư,…

B. Các gói dịch vụ số hóa tài liệu của DECIS

Số hóa tài liệu tại địa điểm khách hàng yêu cầu

Quy trình số hóa tài liệu của chúng tôi thường thực hiện qua những bước sau:

  • Nhận tài liệu từ khách hàng: Nhân viên DECIS tiếp nhận tài liệu từ người đại diện khách hàng. DECIS cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng theo hệ thống an ninh thông tin ISO 27001:2013
  • Kiểm tra, phân loại tài liệu: Tiến hành kiểm tra, phân loại tài liệu theo chất liệu, chất lượng, kích thước tài liệu,…và loại bỏ các dị vật như: kẹp giấy, ghim,..
  • Scan và thiết lập hệ thống file lưu trữ:
    • Toàn bộ tài liệu được đưa vào scan với các thiết bị scan chuyên dụng của hãng các hãng máy scan nổi tiếng trên thế giới như: Rowe, SMA, Kodak, Plustek,.... Công suất tối đa có thể đạt đến 100,000 tờ/ngày với thao tác hoàn toàn tự động.
    • File scan sẽ được đặt tên tự động theo đúng yêu cầu của khách hàng và được định dạng với TIFF, JPEG, PDF, RTF hoặc Searchable PDF. Bên cạnh đó, thực hiện các thiết lập nâng cao tùy theo yêu cầu của khách hàng như: thiết lập hệ thống file scan theo các mã vạch (barcode), mã phân tách (patch code), vùng nhận dạng ký tự quang học (OCR, bao gồm cả MICR) và hoàn toàn không giới hạn số lượng vùng, ký tự,…
  • Kiểm tra chất lượng: DECIS tiến hành kiểm tra file scan theo tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị scan. Những thủ tục kiểm soát chất lượng luôn được thực hiện và duy trì trong suốt quá trình scan theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.


Quy trình số hóa tài liệu chuyên nghiệp DECIS

Số hóa tài liệu tại công ty DECIS

Nhân viên DECIS sẽ đến địa điểm của khách hàng nhận tài liệu và áp dụng quy trình scan tương tự như scan tại địa điểm của khách hàng và thông tin sẽ được bảo mật tuyệt đối.

Sau khi quy trình scan hoàn tất, DECIS cũng sẽ thực hiện giao trả vật chứa file scan (USB, ổ cứng, DVD, CD,…) cùng tài liệu giấy tận địa điểm của khách hàng. Ngoài ra, DECIS có thể giao trả bằng phương thức tải tập tin chứa ảnh scan lên FTP Server hoặc trang web mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ hoàn toàn yên tâm với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và quy trình làm việc bảo mật của DECIS.

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, chất lượng đáp ứng nhanh chóng, vì thế, dịch vụ số hóa tài liệu của DECIS ngày càng được đánh giá cao. Tại DECIS, có rất nhiều loại chủng loại máy móc với các phần mềm hiện đại, sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, từ số hóa các tài liệu có kích thước nhỏ cỡ A6 đến các kích thước lớn A0.

C. Ưu điểm dịch vụ số hóa tài liệu của DECIS

  • Số hóa tài liệu theo tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001:2013;
  • Đội ngũ kỹ thuật, chuyên gia được đào tạo bài bản cùng kinh nghiệm làm việc phong phú giúp công việc được kiểm soát tối đa, nâng cao hiệu quả;
  • Cung cấp giải pháp số hóa tài liệu tổng thể, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho khách hàng;
  • Tư vấn, hỗ trợ miễn phí 24/7 trước và sau khi triển khai.